Im Geschäftsleben zählt das Vertrauen, doch im Falle von Unstimmigkeiten oder Zahlungsausfällen zählt nur eines: die Rechtssicherheit Ihrer Dokumente. Um Sie optimal zu unterstützen und das Inkasso-Verfahren zu vereinfachen, möchten wir heute die Wichtigkeit von schriftlichen Auftragsbestätigungen und der klaren Definition des Bestellers hervorheben.
Die Basis jedes Inkasso-Erfolgs – Der unterschriebene Auftrag
Mündliche Absprachen sind bindend, aber im Streitfall kaum beweisbar. Ein klares, schriftliches und vom Auftraggeber unterschriebenes Dokument ist der Grundstein für eine erfolgreiche Forderungsbeitreibung. Ohne eindeutige Beweise kann es selbst für erfahrene Inkassounternehmen schwierig sein, Ihre Forderung durchzusetzen.
Darauf sollten Sie achten:
Klare Identifizierung des Auftraggebers:
Stellen Sie sicher, dass der Vertragspartner eindeutig definiert ist.
– Wer bestellt die Leistung? Ist es die natürliche Person, die GmbH, die KG oder der Einzelunternehmer? Die genaue Firmenanschrift und Rechtsform sollte im Vertrag stehen. Nur so können wir im Inkasso-Fall den richtigen juristischen Weg einleiten und den tatsächlichen Schuldner identifizieren.
Beispiel: Statt „Müller“ sollte dort stehen: „Müller GmbH & Co. KG, vertreten durch den Geschäftsführer Max Müller“.
Die rechtsgültige Unterschrift:
Der Auftrag muss von einer zeichnungsberechtigten Person (z.B. Geschäftsführer, Prokurist, Handlungsbevollmächtigter) unterschrieben sein. Prüfen Sie im Zweifel kurz, ob die Person berechtigt ist, das Unternehmen zu vertreten. Eine E-Mail-Korrespondenz ist gut, aber eine physische oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist besser.
Leistungsumfang und Preis transparent machen:
Definieren Sie genau, welche Leistung zu welchem Preis erbracht wird. Unklarheiten hierüber führen oft zu Diskussionen über Mängel oder Rechnungsabzug.
Fazit:
Investieren Sie wenige Minuten in einen klaren, unterschriebenen Auftrag. Diese Zeitersparnis ist Gold wert, wenn es darum geht, Ihre berechtigten Forderungen später schnell und unkompliziert realisieren zu können.
Wir stehen Ihnen gerne als zuverlässiger Partner im
Forderungsmanagement zur Seite.
